รับรองเอกสาร คืออะไร? ทำไมงานแปลจึงต้องมีการรับรองเอกสาร
ทำไมการแปลถึงต้องมีรับรองเอกสาร?
การดำเนินธุรกรรมระหว่างประเทศ การศึกษาต่อ หรือ การยื่นเรื่องในหน่วยงานราชการ มักต้องใช้เอกสารสำคัญต่าง ๆ ซึ่งหากเป็นเอกสารที่ไม่ได้อยู่ในภาษาของประเทศนั้น ๆ ก็จำเป็นต้องผ่านกระบวนการรับรองเอกสาร
รับรองเอกสาร (Document Certification) คือ กระบวนการตรวจสอบและยืนยันความถูกต้องแท้จริงของสำเนาเอกสาร หรือ ความถูกต้องของการแปลเอกสาร โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เอกสารนั้น ๆ สามารถนำไปใช้ได้อย่างเป็นทางการและได้รับการยอมรับจากหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งในและต่างประเทศ
3 เหตุผลที่ว่าทำไมการแปลถึงต้องมีรับรองเอกสาร?
เหตุผลหลักที่งานแปลต้องมีการรับรองเอกสาร คือ เพื่อสร้างความ น่าเชื่อถือ และ ยอมรับ ในทางกฎหมายหรือราชการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารที่ใช้ในการยื่นเรื่องสำคัญ เช่น
- การยืนยันความเที่ยงตรงของการแปล: เพื่อให้หน่วยงานที่รับเอกสารมั่นใจว่าเอกสารที่แปลมานั้นมีความหมายถูกต้องและครบถ้วนตรงตามต้นฉบับ ไม่มีการบิดเบือนเนื้อหา
- ข้อกำหนดทางกฎหมาย: หน่วยงานราชการของไทยและต่างประเทศส่วนใหญ่มักมีข้อกำหนดให้เอกสารแปลต้องมีลายเซ็นหรือตราประทับจากผู้ที่ได้รับมอบหมายหรือผู้แปลที่ได้รับการยอมรับ เพื่อให้มีผลทางกฎหมาย
- การใช้ในต่างประเทศ: เอกสารที่ใช้สำหรับยื่นวีซ่า ศึกษาต่อ หรือทำงานในต่างประเทศ
มักต้องการการรับรองเอกสาร เพื่อยืนยันความชอบด้วยกฎหมายและอำนาจของเอกสารนั้น ๆ
ประเภทของการรับรองเอกสารที่พบบ่อยในงานแปล
การรับรองเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานแปลมีหลายประเภท ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และการนำไปใช้งาน ซึ่งผู้ที่ต้องการใช้เอกสารควรตรวจสอบข้อกำหนดจากหน่วยงานที่รับเอกสารให้ชัดเจน
- การรับรองโดยผู้แปล (Certification by Translator)
เป็นการรับรองเอกสารที่กระทำโดยผู้แปลเอง ซึ่งอาจเป็นนักแปลอิสระ หรือ บริษัทแปล โดยมีการระบุว่า การแปลนั้นถูกต้องตรงตามต้นฉบับ และลงลายมือชื่อพร้อมตราประทับ (ถ้ามี) รับรองเอกสาร ประเภทนี้มักใช้สำหรับเอกสารที่ไม่เป็นทางการมากนัก หรือตามข้อกำหนดของบางหน่วยงาน - การรับรองโดยโนตารี (Notary Service / Notarization)
โนตารีพับลิค (ทนายความผู้ทำคำรับรอง) เป็นผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เป็นพยานในการลงนามหรือ รับรองเอกสาร โดยการ รับรองเอกสาร ประเภทนี้ไม่ได้เป็นการยืนยันความถูกต้องของเนื้อหาในเอกสาร แต่เป็นการยืนยันตัวตนของผู้แปลว่าได้ลงนามต่อหน้าโนตารีพับลิคจริง ซึ่งเป็นการเพิ่มระดับความน่าเชื่อถือสำหรับการใช้งานในประเทศที่ใช้ระบบกฎหมายจารีตประเพณี (Common Law) เช่น สหรัฐอเมริกา, สหราชอาณาจักร - การรับรองโดยกรมการกงสุล (Legalization by Department of Consular Affairs)
การรับรองเอกสาร โดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เป็นการยืนยันว่าลายมือชื่อและ/หรือตราประทับบนเอกสารนั้นเป็นของเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานที่ถูกต้องตามกฎหมายของไทย เช่น ตราประทับของสำนักทะเบียนราษฎร หรือลายเซ็นของนักแปลที่ขึ้นทะเบียนไว้ ขั้นตอนการรับรองเอกสารนี้มักจะทำหลังจากที่เอกสารต้นฉบับ (หรือฉบับแปลที่ผ่านการรับรองโดยผู้แปล/โนตารี) ได้รับการตรวจสอบเบื้องต้นแล้ว การรับรองนี้จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่จะนำไปใช้ในต่างประเทศ - การรับรองโดยสถานทูต/สถานกงสุล (Embassy/Consulate Legalization)
นี่คือขั้นตอนสุดท้ายของการรับรองเอกสาร สำหรับการนำไปใช้ในต่างประเทศบางประเทศ โดยเป็นขั้นตอนการรับรองจากสถานทูตของประเทศปลายทางที่ตั้งอยู่ในประเทศไทย เพื่อยืนยันว่าเอกสารนั้นมีความถูกต้องและสามารถนำไปใช้ในประเทศของตนได้อย่างสมบูรณ์
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการรับรองเอกสารและการแปล
Q: เอกสารอะไรบ้างที่ต้องมี รับรองเอกสาร ?
A: มักเป็นเอกสารสำคัญทางราชการหรือกฎหมาย เช่น สูติบัตร, ทะเบียนบ้าน, ใบเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล, ทะเบียนสมรส, ใบปริญญา, ใบรับรองการทำงาน, และเอกสารนิติบุคคล
Q: การรับรองเอกสาร โดยกรมการกงสุล ใช้เวลานานเท่าไหร่?
A: โดยทั่วไปใช้เวลาประมาณ 3 วันทำการ ขึ้นอยู่กับปริมาณงานและช่องทางการยื่นเรื่อง
Q: โนตารี กับ กรมการกงสุล ต่างกันอย่างไร?
A: โนตารี รับรองลายเซ็นและตัวตนของผู้ลงนาม (เช่น ผู้แปล) ส่วน กรมการกงสุล รับรองลายเซ็นและ ตราประทับของหน่วยงานราชการไทย เพื่อให้เอกสารใช้ได้ในต่างประเทศ
Q: สามารถแปลเอกสารเองแล้วนำไปขอรับรองเอกสาร ได้ไหม?
A: หากต้องการรับรองเอกสาร โดยกรมการกงสุล หรือ หน่วยงานที่เข้มงวด มักจะกำหนดให้เป็นเอกสารที่แปลโดยผู้แปลที่ขึ้นทะเบียน หรือ บริษัทแปลที่เชื่อถือได้เท่านั้น เพื่อยืนยันความถูกต้องของการแปล
การเลือกใช้บริการแปลเอกสารที่มีความเข้าใจและมีประสบการณ์ในการดำเนินการ รับรองเอกสาร อย่างครบวงจร เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยประหยัดเวลาและมั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณจะได้รับการยอมรับตามข้อกำหนดสากล หากคุณกำลังมองหาบริการแปลเอกสารที่ต้องการ การรับรองเอกสารอย่างถูกต้อง และ น่าเชื่อถือเพื่อยื่นเรื่องสำคัญ เราพร้อมเป็นที่ปรึกษาและดำเนินการให้คุณอย่างราบรื่น
ติดต่อสอบถาม บริษัท เอ็ดดูบร๊านช์ จำกัด
เลขที่ : 466 ถนนโชคชัย 4 แขวงลาดพร้าว เขตลาดพร้าว กรุงเทพฯ 10230
เบอร์ติดต่อ: 064-626-4552, 089-118-6469, 063-338-6769
